Even mopperen op de nieuwe tijd. De laatste weken heb ik me bezig moeten houden met een veelheid aan beslissingen over het moderniseren van systemen in het museum. Er moet een nieuwe kassa komen, de telefooncentrale zou wel eens vervangen moeten worden, we stellen ons de vraag of we met de administratie af zullen gaan van
stand-alone boekhouden en gaan we een reserveringsprogramma gebruiken in plaats van de papieren agenda?
Tien, vijftien jaar geleden waren dat geen ingewikkelde vragen. Je kocht een nieuwe kassa, prikte die in het stopcontact en ging hem gebruiken. Bij de PTT bestelde je een telefoonlijn (kon wel lang duren zo'n bestelling, dat wel) en sloot er een toestel op aan. Boekhouden deed je op papier en reserveringen voor groepsbezoek maakte je gewoon in de papieren agenda.
Nu zit er aan elke beslissing over de aanschaf een wereld aan gevolgen vast. De kassa moet communiceren met je boekhoudpakket, geschikt zijn voor PIN en de Museumkaart en toch zo eenvoudig in gebruik zijn dat je vrijwilligers ermee overweg kunnen. Het boekhoudpakket moet een koppeling met de kassa's hebben, meteen de facturatie kunnen verwerken, management rapportages kunnen maken en is online boekhouden dan beter en handiger dan het pakket op je lokale PC hebben staan? Een reserveringsprogramma moet integratie met de administratie hebben om meteen te kunnen factureren, moet kunnen communiceren met je rondleiders en schippers om hen direct in te kunnen delen en liefst wil je onderdelen ervan via de website van het museum beschikbaar stellen aan het publiek zodat ze zelf kunnen boeken zonder dat ze het museum hoeven te bellen. En het bellen, gaan we VOIP'en of Skypen? Moet je een 'as soon as possible' responstijd voor service hebben, of is 8 of 24 uurook wel voldoende? Hoeveel voicemailboxen nemen we? En is een 0900 nummer handig of juist niet?
Elke optie roept tientallen vragen op, er is een veelheid aan bedrijven die al die spullen en diensten willen leveren, maar natuurlijk allemaal net even anders en dus lastig vergelijkbaar. In een middelklein museum als het Vestingmuseum heb je niet de expertise in huis om met al die mogelijkheden de juiste en meest geschikte te vinden. Een zoekslag op internet geeft wel veel informatie, maar kan je die wel vertrouwen? En het zoeken en lezen alleen al kost vreselijk veel tijd. Laat staan als je een keuze hebt gemaakt zoals met het reserveringssysteem. Daar zitten inmiddels al heel wat uurtjes uitproberen, spelen, klooien en heen en weer mailen met de leverancier in. En of dit systeem het nu is? Een ander systeem dan maar? Dan beginnen we weer van voor afaan!
Keuzestress is het gevolg. Soms weet je helemaal niet meer wat nu wijsheid is, keuzeblokkade derhalve. Maar niks doen is geen optie omdat de wereld niet stil is blijven staan en je er als museum in moet passen.
Dus neem je een besluit, min of meer weloverwogen en soms een beetje met 'god zegen de greep'. Gelukkig valt het meestal goed uit. Alleen een kassa voor de winkel bleek twee jaar geleden een complete miskoop.
Veel tijd kost het wel, tijd waarvan je denkt dat je die wel beter kan besteden en waarbij je soms wel eens zachtjes verzucht dat het met een ouderwetsch geldkistje, telefoon met draaischijf en papieren agenda evengoed (en misschien wel beter) ging.
0 reacties:
Een reactie plaatsen